PortiQ Anleitungen
Hier zeigen wir PortiQ so, wie Sie es täglich nutzen: als Klickstrecke durch echte Bildschirme, Schritt für Schritt. Jede Anleitung führt einen kompletten Vorgang von Anfang bis Ende durch und zeigt dabei, wessen Bildschirm Sie gerade sehen: Workflow-Manager, Unterzeichner oder Administrator. Klicken Sie sich mit „Weiter“ durch die Schritte oder folgen Sie dem orangen Klick-Punkt direkt im Screenshot.
Inhaltsverzeichnis
Fragen? Gespräch mit einem Experten führen
Wir sprechen über Ihren konkreten Entscheidungs-Use-Case.
Externe Signatur mit PortiQ
Sie möchten ein Dokument von einem Kunden, Lieferanten oder Partner unterschreiben lassen, der selbst kein PortiQ nutzt? Diese interaktive Anleitung zeigt den Ablauf, vom Anlegen des Workflows bis zum fertig signierten Dokument.
Sie sehen dabei beide Perspektiven: die des Workflow-Managers, der den Vorgang startet, und die des externen Unterzeichners, der lediglich einen Link per E-Mail erhält. In diesem Beispiel nutzen wir die einfache Signatur. Für die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gibt es eine eigene Anleitung.
Start
Das PortiQ-Dashboard
Wir sind hier als normaler Benutzer im PortiQ-Dashboard angemeldet.
Um einen Workflow mit einem externen Benutzer zu starten, geht es über das Signatur-Portal.
Signatur-Portal
Dokumente hochladen
Im Signatur-Portal legen wir einen neuen Workflow an.
Die Dokumente lassen sich bequem per Drag-and-drop hochladen – hier laden wir gleich zwei Dateien in den Workflow.
Mehrere Dokumente in einem Workflow werden später in einem Durchgang signiert.
Workflow-Teilnehmer
Externen Benutzer hinzufügen
Beim Benutzertyp wählen wir „Externe E-Mail-Adresse“ und geben die Adresse des Empfängers ein.
Schon nach den ersten Buchstaben schlägt das Adressbuch bekannte Kontakte vor – externe Lieferanten oder Partner findet man so auch über Vor- und Nachnamen.
Dann wählen wir das Signaturniveau. In diesem ersten Tutorial nutzen wir die einfache Signatur.
Optional lässt sich festlegen, ob der Zugriff nur über den E-Mail-Link erfolgt oder zusätzlich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (z. B. SMS-OTP) verlangt wird. Diesmal verzichten wir darauf.
Workflow-Teilnehmer
Signaturposition setzen
Der angelegte Teilnehmer erscheint nun in der Übersicht.
Jetzt legen wir die Signaturposition fest – also die Stelle, an der unterschrieben werden soll. Dafür auf „Signatur hinzufügen“ klicken.
Workflow-Teilnehmer
Positionen platzieren und starten
Wir haben zwei Dokumente, also setzen wir in beiden eine Position – hier auf Seite 4 bzw. Seite 1.
Die Positionen lassen sich auch automatisch über Keywords setzen; wir machen es hier manuell und starten anschließend den Workflow.
Ab jetzt läuft der Workflow – die Ansicht des Unterzeichners sehen wir in Schritt #8.
Workflow-Übersicht
Workflow gestartet
Der Workflow ist gestartet und erscheint in unserer Übersicht – wir sind der Workflow-Manager, also die Person, die ihn ausgelöst hat.
Workflow-Übersicht
Übersicht und Benachrichtigung
In den Details sehen wir Unterzeichner, Status und den persönlichen Link.
Es lassen sich weitere Workflow-Manager eintragen, die den Ablauf beobachten und bei Bedarf delegierend eingreifen können.
Der externe Benutzer hat parallel eine E-Mail mit seinem Signatur-Link erhalten.
Externe Signatur
Die Sicht des externen Benutzers
Über den Link gelangt der externe Benutzer auf diese Seite und wird begrüßt.
Er könnte die Unterschrift delegieren – bei PortiQ ist das aber kein einfaches Weiterreichen, sondern ein Delegationsantrag, dem der Workflow-Verantwortliche erst zustimmen muss.
Wir möchten selbst unterschreiben und gehen auf „Weiter“.
Externe Signatur
Geführt zur Unterschrift
Nun werden die Dokumente angezeigt. Ein kleines Tutorial führt automatisch zu den Signaturpositionen und zeigt, wo unterschrieben werden soll.
Externe Signatur
Unterschrift erstellen
Die Unterschrift kann als Text eingegeben, frei gezeichnet oder als Bild hochgeladen werden.
Externe Signatur
Unterschrift prüfen
Das Tutorial springt zu jeder Position in beiden Dokumenten.
Sieht alles gut aus, geht es mit „Weiter“ zum Abschluss.
Externe Signatur
Erfolgreich signiert
Mit „Einfach Signieren“ wird der Vorgang abgeschlossen – die Dokumente sind signiert.
Der externe Benutzer kann sie bei Bedarf direkt per E-Mail versenden.
Die Signatur ist rechtsgültig erstellt und im Dokument eingebettet.
Workflow-Übersicht
Abgeschlossen
Der Workflow-Starter wird informiert, dass alle Dokumente unterschrieben sind, und kann sie herunterladen.
Auch die Beteiligten erhalten eine E-Mail mit dem Hinweis und einem Download-Link. Fertig.