PortiQ – Einsatzszenarien & Use Cases
Digitale Entscheidungen dort,
wo sie wirklich entstehen
PortiQ wird nicht um Dokumente herum gedacht, sondern um Verantwortung, Haftung und reale Abläufe. Die folgenden Use Cases zeigen, wie Organisationen PortiQ konkret einsetzen – vom einfachen Signaturprozess bis zu komplexen, mehrstufigen Entscheidungen.
Sechs Einsatzszenarien.
Eine Plattform.
Vertragsprozesse
Herausforderung
Verträge durchlaufen oft viele Stationen: Fachbereich, Einkauf, Recht, Geschäftsführung. Abhängig von Inhalt, Betrag oder Vertragstyp ändern sich Zuständigkeiten und Signaturniveaus.
Mit PortiQ:
- Dynamische Workflows je nach Vertragstyp und Wert
- Kombination aus einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur
- Einbindung externer Vertragspartner ohne eigenes Konto
- Revisionssichere Dokumentation aller Schritte
Schnellere Vertragsabschlüsse bei klarer Verantwortlichkeit und voller Nachweisbarkeit.
Personal & HR
Typische Szenarien
- Personalfragebögen über Formulare einholen
- Arbeitsverträge signieren
- Änderungsvereinbarungen freigeben
- Onboarding-Unterlagen rechtssicher zustellen
Mit PortiQ:
- Datenerfassung über Formulare statt E-Mail
- Identifizierung von Bewerbern nach Bedarf
- Kombination aus internen Freigaben und externer Signatur
Medienbruchfreie Prozesse vom Bewerberformular bis zum unterschriebenen Vertrag.
Einkauf & Beschaffung
Herausforderung
Je nach Bestellwert gelten unterschiedliche Genehmigungsregeln. Oft sind mehrere Personen beteiligt, Vertretungen müssen berücksichtigt werden.
Mit PortiQ:
- Betragsabhängige Freigabestufen
- Stellvertretungsregeln bei Abwesenheit
- Einbindung von Lieferanten zur Signatur
- Automatische Nachweise für Revision
Klare Governance ohne manuelle Listen oder E-Mail-Ketten.
Öffentliche Verwaltung & regulierte Bereiche
Anforderungen
- Nachvollziehbare Entscheidungen
- Klare Rollen und Zuständigkeiten
- Einhaltung von eIDAS und Fachvorgaben
Mit PortiQ:
- Alle Signaturniveaus in einer Plattform
- Organisationssiegel
- Vollständige Audit-Trails
- Barrierefreie Nutzung
Rechtssichere digitale Verwaltungsprozesse.
Externe Zusammenarbeit
Problem:
Geschäftspartner besitzen häufig keine eigene Signaturlösung oder sind technisch wenig versiert.
Mit PortiQ:
- Externe erhalten einen einfachen Link
- Signatur ohne Konto möglich
- Ident nur wenn rechtlich erforderlich
- Wahl zwischen verschiedenen Ident-Verfahren
Hohe Akzeptanz bei Partnern ohne Überforderung.
Interne Genehmigungen
Beispiele:
- Reisekosten
- Investitionsanträge
- Datenschutzfreigaben
- Richtlinienbestätigungen
Mit PortiQ:
- Formulare zur Datenerfassung
- Mehrstufige Freigaben
- Parallel- oder Reihenfolgenprozesse
Schnelle Entscheidungen statt E-Mail-Pingpong.
Warum diese Use Cases funktionieren
PortiQ modelliert Workflows top-down aus der Entscheidung heraus – nicht aus Datenmodellen.
Dadurch können auch komplexe, in der Praxis gewachsene Abläufe digitalisiert werden, ohne sie künstlich zu vereinfachen.
Ihr Szenario
Jede Organisation hat eigenen Besonderheiten.
PortiQ passt sich Ihren Verantwortlichkeiten an – nicht umgekehrt.